Право каждого гражданина обратиться к чиновнику любого государственного учреждения с жалобой или ходатайством закреплено ФЗ № 53 «О порядке рассмотрения обращений граждан», Конституцией РФ и другими действующими постановлениями и законодательными актами. Главное – не оттягивать написание письма и перед отправкой убедиться, что решение вопроса действительно лежит в компетенции адресата.
Способы отправки
Написать обращение чиновнику можно от руки или машинописным способом. Наиболее популярными способами отправки являются:
- почтовая доставка;
- услуги курьера;
- личная регистрация;
- электронная почта;
- специальные сервисы и порталы;
- факс;
- официальный сайт госучреждения.
Все данные можно найти на сайте службы, куда заявитель намеревается писать обращение.
Почтовый адрес
На конверте необходимо разборчиво написать ФИО чиновника, фактический адрес организации, индекс, а также ФИО и контактные данные адресанта. Рекомендуем отправлять заказное письмо, поскольку есть возможность отследить его путь на сайте Роспочты.
Не лишним будет дополнительно проконтролировать судьбу ходатайства. Для этого можно позвонить по номеру приемной и узнать, доставлен ли конверт и как продвигается рассмотрение вопроса.
Курьерская доставка
Письмо чиновнику можно доставить, воспользовавшись услугами курьерской службы. В этом случае у курьера должен остаться корешок, подтверждающий вручение конверта.
Личная регистрация
Корреспонденцию можно привезти лично. Подготовьте две копии и обратитесь в приемную организации. Согласно регламенту работы с корреспонденцией секретарь чиновника должна принять обращение и зарегистрировать его, присвоив входящий номер. Впоследствии экземпляр, оставшийся у адресанта, может быть использован им для обращения в вышестоящие инстанции.
Электронная почта
К письмам, отправленным посредством электронной почты, предъявляются те же требования, что и к бумажным. После получения обращения на имя чиновника секретарь распечатывает его, проверяет на соответствие нормам законодательства, регистрирует и передает адресату. Если чиновник не уполномочен решать вопросы, освещенные в документе, обращение будет направлено в соответствующую службу для дальнейшего рассмотрения.
Специальные сервисы и порталы
Специализированные сайты для сбора обращений набирают популярность. Например, жители Москвы и Подмосковья для обращения к чиновникам активно используют созданный Правительством портал «Добродел». Альтернативой могут быть проекты «Активный гражданин» и иные городские и областные сайты.
Официальный сайт
На официальной странице организации-адресанта можно получить не только контактную информацию, но и ознакомиться со структурой ведомства, полномочиями уполномоченных лиц. На сайте каждой государственной службы реализована возможность отправки электронного ходатайства или жалобы посредством электронной приемной. Чтобы это сделать, нужно перейти в нужную вкладку и заполнить поля электронной формы.
Некоторые сайты требуют официальной регистрации.
Социальные сети
Если вы нашли личную страницу или официальный паблик чиновника в социальных сетях не стоит использовать его для отправки корреспонденции. Чаще всего подобные страницы созданы пресс-службой и используются для публикации последних новостей. Письма, размещенные там, не принимаются в работу.
Факсимильная связь
Факс может стать альтернативой электронной почты. Юристы рекомендуют перезвонить секретарю и узнать, получен документ и поддается ли он прочтению, поскольку согласно ФЗ № 59 документы, которые затруднительно прочесть, не рассматриваются.
Личный прием
Чтобы не тратить время на переписку можно записаться к чиновнику на личную встречу. Регламент, график, и порядок приема публикуется на официальном сайте в соответствующем разделе. На прием необходимо взять письмо и дополнительные материалы по делу. Это может быть переписка с другими инстанциями, фотографии, показания свидетелей и другие важные сведения.
Образец письма чиновнику
Некоторые учреждения размещают на сайте специальные бланки, которые должны быть использованы при подаче обращения, но чаще всего письмо составляется в произвольной форме. По своей сути обращение чиновнику относится к деловой корреспонденции, поэтому при его составлении необходимо соблюдать конкретику. Текст должен быть максимально лаконичным, четким, не допускать иносказаний. Здесь недопустимы ругательства, угрозы, рассуждения, не относящиеся к сути проблемы.
Само письмо включает такие части:
- «Шапка» — указываются данные получателя и адресанта.
- Текстовая часть – описание сути проблемы, указание законодательных актов, которые были нарушены, ФИО действующих лиц, чьи действия или бездействие обжалует заявитель.
- Требования – чего заявитель желает добиться в ходе рассмотрения запроса.
- Заключительная часть – адресант указывает, каким способом он хочет получить ответ.
- Постраничное описание вложений.
- Дата, подпись отправителя, расшифровка подписи.
Согласно ФЗ № 59 «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» любая официальная корреспонденция с органами власти должна быть правильно оформлена: на конверте необходимо указать информацию о получателе (ФИО, должность) и отправителе (ФИО, индекс, адрес, телефон).
Не дается ответ на обращения, которые:
- Подразумевают разглашение сведений, составляющих охраняемую федеральным законом тайну.
- Содержат рекламу или спам и не являются ни жалобой, ни просьбой.
- Написаны с использованием нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица или кому-либо из его семьи
- Не могут быть рассмотрены без наличия заверенных копий документов и (или) подписи отправителя.
- Отправлены с анонимных или выдуманных адресов.
- Написаны латиницей или нечитабельны.
- Рассматривались ранее, ответ был отправлен и новых фактов по делу не обнаружено.
Сроки рассмотрения писем
Согласно ст. 12 ФЗ № 59 на обработку корреспонденции должностным лицам отводится 30 рабочих дней. В установленных ст. 10 ФЗ № 59 случаях срок может быть продлен еще на 30 дней, о чем отправителя уведомляют отдельным письмом.
